Unos de los principales descuidos que cometen algunas empresas hoy en día, es la poca atención que le prestan al almacenamiento y cuidado de sus documentos, sobre todo de aquellos que por su importancia, implican un tratamiento especial. Ocasionando, así, pérdidas notables de información de relevancia, complicaciones para la búsqueda y ubicación de documentos, y desgaste prematuro de la información física.
Por eso, los servicios externos de Custodia de Documentos ayudan a las empresas a ganar espacio en sus instalaciones y les asegura un buen cuidado de dichos documentos, por medio de un proceso de trabajo complejo que abarca desde la conversión de documentos en soporte papel a documentos digitales, hasta la captura de la información digital para que los clientes la puedan integrar en sus sistemas de información.
Por su carácter, estos servicios suelen ser muy comunes en entidades culturales como bibliotecas, archivos y fundaciones, empresas y administraciones públicas, pero también en algunas empresas privadas de diferentes sectores. Y sea cual sea el lugar en el que se implemente, el servicio se rige por estrictas leyes de acceso, como la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, que promueve la digitalización de archivos que ciudadanos y administración generan y tramitan.
Si te quieres enterar más a fondo sobre este concepto, su marco legal y las ventajas que trae para tu empresa, sigue leyendo que el equipo especialista en materia de Git Doc, nos cuentan todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la custodia de documentos?
Según la Real Academia de la Lengua Española, la custodia es “la acción y efecto de custodiar, que significa guardar con cuidado y vigilancia”. Por lo tanto, se trata de guardar documentos y archivos con cuidado y vigilancia, de forma que las empresas reduzcan sus costes y recuperen espacio en sus oficinas que pueden reutilizar, e inicien un proceso de mejora continua de archivos convirtiendo costes fijos en variables.
La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos; ofreciendo también soluciones como consulta, préstamo y levantamiento de inventario, así como la conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.
Algunos de los principales objetivos que persiguen dichos servicios son:
- Protección de documentos con información vulnerable
Como todos sabemos, la falsificación de documentos es uno de los problemas más serios a los que un empresario u compañía puede enfrentarse, las cuales siempre suelen ser obra de organizaciones criminales dedicadas al intercambio de documentos y datos sensibles. Por lo que estos servicios se han vuelto cada vez más populares en la lucha contra la falsificación. Por ejemplo, las leyes han creado blindajes especiales para proteger el acceso, almacenamiento y procesamiento de los datos personales.
En este orden de ideas, la custodia de tus archivos impedirá que terceros ajenos a tu empresa tengan acceso indebido a tus documentos, ya que, gracias a sus protocolos de manejo, ofrece las precauciones necesarias para la conservación de las actas de constitución de empresas, certificados de propiedad, extractos bancarios, contratos empresariales, sentencias de juicios, documentos de identificación personal y títulos profesionales, entre otros documentos.
- Respaldo de documentos digitales
Un error muy expandido en el mundo de hoy es pensar que un simple dispositivo de almacenamiento electrónico es completamente seguro y suficiente a la hora de guardar documentos digitales importantes. Esto porque es muy posible que un virus o malware inesperado afecte al funcionamiento de dicha unidad y arruine los archivos para siempre.
Por ello, es importante que contrates los servicios de una empresa que te apoye en el almacenamiento de tus archivos electrónicos, y que posea tecnología suficiente para impedir que tus expedientes digitales sean vulnerables, cuenten con un respaldo seguro y de imposible acceso para personas ajenas a tu empresa.
Marco legal para la custodia de documentos
Cunado contratas un servicio de custodia de documentos o custodia de archivos, delegas el cumplimiento de las normativas existentes, como el nuevo Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPD), que entró en vigor en Abril de 2008.
Lo mejor es que el servicio de custodia se localice en un edificio aislado, acondicionado con una serie de medidas adecuadas a ofrecer seguridad y conservación como cerramientos en las paredes resistentes al fuego, sistemas de detección y de extinción de incendios, o un sistema de detección de intrusos conectado las 24 horas a un servicio central de alarmas.
Otra cosa que hay que tomar en cuenta e preservar los documentos de posibles plagas, por lo que se debe implantar un sistema de control de plagas de desinsectación y desratización, además del sistema de doble de puertas anti-incendio con control de acceso.
Por otro lado, la agencia de servicios puede almacenar la archivística en contenedores de cartón de doble corrugado y PH neutro, los cuales identifican únicamente un código, salvaguardando la identidad y confidencialidad de los clientes.
También, de cara a la posterior digitalización, que es la madre en el ámbito de la gestión documental, se debe recurrir a un sistema de gestión informática de archivos, bibliotecas y almacenes que facilite todas las tareas relativas al control de acceso, optimización de espacio de entradas y salidas y gestión de la trazabilidad de documentos y expedientes.
Así mimo, toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación
De la misma forma el acuerdo 049 de 2000 es define las condiciones de edificios y locales destinados a archivos, adicionalmente el acuerdo 008 de 2014 establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos1 y 3 de la ley 594 de 2000.
¿Cómo funciona la Custodia tus Documentos?
Estos servicios almacenan y custodian los documentos de sus clientes en bodegas especializadas y adecuadas según las especificaciones definidas por el Archivo General de la Nación.
De la misma forma, algunos servicios incluso forma ofrecen transporte seguro de documentos llevándolos al lugar de destino con las mayores precauciones para evitar la pérdida de la información, mientras son monitorizados por una flota de vehículos Sistema GPS, control de rutas y puntos críticos
Una vez la documentación se ha trasladado, se le ofrece a los clientes el suministro de unidades de almacenamiento (cajas) adecuadas para salvaguardar ssus documentos en lugares idóneos y bajo condiciones óptimas. Durante el almacenamiento, un sistema de identificación mediante código de barras permite controlar los documentos custodiados y llevar la trazabilidad de los mismos durante su custodia y préstamo.
Finalmente, la agencia realizará un proceso de codificación para entregar a sus clientes un informe en tiempo real del estado de sus documentos en cuanto a disponibilidad de la información.
Marco Histórico de la Custodia de documentos
El término de la custodia de documentos se desprende del término archivo (latín archīvum) y que se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También, al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
Este término refiere a:
- El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
- El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
- La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
Ventajas de la custodia documental
A través de este tipo de servicios de gestión documental y custodia de archivos, las empresas pueden acceder a infraestructura hardware y software para el almacenamiento de los documentos, así como de una interfaz web para facilitar el acceso a los archivos y a toda la información asociada a los mismos.
Por otro lado, también se optimizan los procesos y se mejora el servicio ofrecido y la seguridad de la información. También se consigue reducir espacio de almacenamiento, ya que los documentos electrónicos se almacenan en servidores u otros puertos digitales. De esta manera, se disminuye el material archivado, ya que los documentos pasan a estar accesibles en todo momento y no se necesitan listados en papel y sus copias, evitándose también la pérdida de documentos.
También, se logra una mayor seguridad de la información mediante la definición de reglas de acceso a la documentación para los diferentes usuarios en función de su rol en la organización. Es decir, un tercero se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de las organizaciones.
En relación a esto, lo habitual es ofrecer el servicio de custodia de información basado en el almacenamiento de documentos, tanto firmados digitalmente y/o cifrados como sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.
Para mantener la validez legal en el tiempo se define, en función de los diferentes plazos de custodia, la tecnología y los soportes a utilizar así como los formatos aceptados y su mantenimiento. Además que se implementa un sellado de tiempo en los documentos firmados que se encarga de asegurar el momento de realización de la firma y la validez del certificado con el que se realizó.
