Cómo ahorrar en oficinas

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Cómo ahorrar en oficinas

Cuando se inicia un nuevo negocio, tenga el carácter que tenga, lo principal es ahorrar unos euros de aquí y de allá porque esas pequeñas cosas pueden marcar una gran diferencia cuando llega final de mes, sobre todo para alguien que está empezando. Algo que se lleva haciendo desde hace muchos años en otros países y que aquí apenas empieza a asomar la cabeza es el alquiler de despachos o salas de reuniones por horas, como hacen en Cacplus en Barcelona y otras tantas en Madrid, y el coworking, otra manera de ahorrar en el alquiler de una zona de trabajo.

Como todo, estas dos maneras de trabajo tienen sus pros y sus contras y lo mejor que se puede hacer es analizar esas características para saber si te conviene, o no, ese modo de trabajo.

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Coworking

El coworking se basa en la idea de compartir espacio con otras empresas, e incluso estudiantes, que necesitan un área de trabajo diferente a la que puedan crear en sus propios hogares pero que no necesitan alquilar una planta entera de despachos, ni siquiera un solo despacho. Por ejemplo, en un área de trabajo más o menos despejada se instalan mesas y escritorios amplios y se instala Internet. Estos serían los servicios mínimos y el interesado puede alquilar uno de esos escritorios con acceso a Internet, pero también hay lugares donde se instalan impresoras, ordenadores, se da acceso a productos de papelería, una cafetera, etc.

Obviamente “cuanta más azúcar más dulce” y si en lugar de alquilar solo el espacio de trabajo con la mesa y acceso a Internet alquilas también el ordenador, el uso de la impresora, el acceso a la cafetera y otras comodidades es lógico que el precio encarezca pero, aun así, siempre será más barato que alquilar un despacho propio o una oficina.

Sin embargo puede ser tan productivo o tan poco eficiente como las necesidades de la persona que alquila el espacio lo sea. Si hablamos de alguien que se desconcentra con facilidad es mejor no optar por esta opción porque ante una llamada de teléfono a alguno de sus compañeros de oficina o ante una conversación podría perder esa concentración y dejar de ser productivo. También dependerá mucho de a quién tengas de vecino de mesa porque no es lo mismo tener a alguien coherente y respetuoso que a alguien que pasa de todo y sólo va a la suya, el problema es que esto último es sólo cuestión de suerte.

Hace poco tiempo apareció una nueva “app” que busca espacio vacío en hoteles a modo de oficina low cost y funciona del mismo modo que el alquiler de un pequeño espacio, sea coworking o no. Se trata de Worktel y busca espacios libres en hoteles y los ofrece a buen precio.

Alquiler por horas

La otra opción de la que hablamos es del alquiler por horas de una oficina. Normalmente esta es una opción que ofrecen los centros de negocios y por eso nos hemos puesto en contacto con uno, Cacplus, que es referencia a nivel nacional, y hemos investigado un poco su funcionamiento. Con este centro de negocios en Barcelona puedes alquilar un despacho u oficina por horas de modo que sólo pagues por el tiempo que estés allí trabajando y, al mismo tiempo, puedes acceder a una sala de reuniones en caso de necesitarla, a un precio razonable.

Las principales ventajas de esta opción son:

  • Tener un domicilio para uso social, fiscal y comercial
  • Una dirección profesional fija en una prestigiosa zona de Barcelona
  • Despachos amueblados con mobiliario de alta calidad y diseño
  • Atención telefónica personalizada por parte de los trabajadores de Cacplus
  • Recepcionistas y telefonistas a tu disposición
  • Notificación de mensajes vía email de inmediato
  • Gestión de su correspondencia, mensajería, paquetería, etc.
  • Y Sala de reuniones para las visitas.

Las desventajas:

  • Compartes recepción con otras empresas y negocios
  • No puedes acceder a tu oficina ante una emergencia en horario nocturno
  • Dependes de otros para alquilar la sala de reuniones y si está ocupada ya no tienes acceso
  • Ante cualquier problema dependes de la gestión de otra empresa
  • Y cualquier cliente que conozca la dirección sabrá que es una empresa de alquiler de oficinas por horas.

Obviamente todo depende del tipo de negocio que tengas o pretendas montar incluso de cómo te organices porque Cacplus te da la posibilidad incluso de tener una oficina virtual, y no física… Lo principal es valorar esas ventajas y desventajas, hacer una buena lista y pensar muy bien en lo que pretendes conseguir con esa opción y luego, cuando lo tengas claro, lanzarte al vacío sin miedo porque en estas cosa, si piensas demasiado, al final no haces nada de nada.