Un sistema de gestión documental son todos los programas informáticos que han sido creados con la finalidad de gestionar una cantidad ingente de documentación. Estos programas rastrean, archivan, almacenan y organizan documentos en soportes electrónicos o imágenes en documentos de papel, que no están organizados de una manera lógica. La mayor parte de estos programas informáticos de gestión documental pueden mantener un registro de las diferentes versiones y modificaciones de los documentos que los usuarios vayan realizando a lo largo el tiempo. La combinación de estas bibliotecas con los índices almacenados en base de datos posibilita acceder rápidamente por distintos métodos a la información que contienen esos documentos, generalmente comprimidos, y que tienen contenido multimedia. Estos sistemas de gestión documental proporcionan seguridad, almacenamiento, indexación y capacidades de recuperación. La gestión documental está en cierto modo relacionada con la gestión de recursos digitales, o la digitalización de documentos, flujos de trabajo y la records management. Es a partir de los años 80 cuando varios fabricantes comenzaron a desarrollar sistemas de software para la gestión de documentos de papel, que contenían no solo documentos impresos, también fotos, grabados, imágenes.
Desarrollos posteriores crearon otro tipo de sistema que podía administrar documentos electrónicos, -documentos o archivos creados con ordenadores-almacenados en sistemas locales de los propios usuarios. Son los llamados sistemas de digitalización de documentos, basados en la captura, indexación, recuperación y almacenamiento de formatos de archivo gráficos.
Casos en los que deberías contratar un software de gestión documental
El software de gestión documental muchas veces está alojado directamente en la nube, sin necesidad de instalación previa.
Un caso paradigmático es la gestión documental para la Coordinación de Actividades Empresariales, con un control total de la documentación, manteniendo la información en archivos digitalizados seguros durante años, pudiendo acceder a su visualización e impresión en papel en el momento en que se necesiten, y cumpliendo con la normativa legal en esta materia.
En el caso del registro de jornadas laborales, deberás adaptar tu empresa a la normativa actual, con un estricto registro de jornadas y control de accesos, que te permitan un registro diario de entradas y salidas, delimitación geográfica de los distintos centros de trabajo, definir calendarios y jornadas, controles de presencia, obtener informes.
El software de gestión permite diversas opciones para el control de horas de trabajo a través de la ficha de cada empleado, por diferentes métodos, mediante aplicación en el ordenador, o por instalación de dispositivos de lectura en la entrada del puesto de trabajo, como tornos, dispositivos de sobremesa o de pared, molinetes, registrando entradas y salidas. También se usan los códigos QR, reconocimiento facial, huella, tarjetas RFID y NFC.
El software de gestión documental tiene una importante área de aplicación en cuanto a los protocolos de homologación de proveedores, con la configuración y gestión de los ítems requeridos para validar o rechazar las homologaciones de los proveedores, con todo lo que esto supone para la agilización de la actividad de la empresa, en áreas como Calidad, Medioambiente, Prevención de Riesgos Laborales, adecuación a Sanidad, según los criterios y parámetros establecidos por la propia empresa en el marco de los convenios de las diferentes administraciones y de la UE.
En tiendas y establecimientos, los programas de control de stocks de existencias permiten un control en tiempo real de cada almacén y tienda. Al mismo tiempo, se posibilita la integración con cajas de cobro automático, optimizando los cuadres de caja.
En el área de Facturación, Contabilidad, TPV, los programas existentes agilizan la gestión de estos procesos, con múltiples funcionalidades, para empresas consolidadas y para nuevos emprendedores.. En estos casos se puede trabajar en modo local, con la instalación del software, o en modo online, o de forma sincronizada, controlando diversas tiendas simultáneamente, en tiempo real.
Contar con el mejor equipo de Software de Gestión Documental
Para una gestión correcta de la empresa, deben estar perfectamente diseñados los procesos de gestión documental que la entidad necesita, de acuerdo al tipo de empresa y a sus necesidades específicas.
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MICROLOGIC ofrece software de gestión documental, escaneo y compatibilización automática de facturas de Matrix-DV. Estas aplicaciones aportan a las empresas estabilidad, productividad y mejora de sus procesos internos. Y para las asesorías, la digitalización certificada de documentos, que está homologada por la Agencia Tributaria.
